Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

Apa yang terpikirkan pertama kali saat Anda mendengar istilah Administrasi Perkantoran? 

Pasti yang terbayang oleh sebagian besar orang adalah pekerjaan yang hanya duduk - duduk manis di depan komputer dan melakukan beberapaa hal yang sifatnya sepele dan terlihat mudah. 

Padahal anggapan seperti itu tidaklah benar. 

Nah, untuk Anda yang penasaran dan ingin mempelajari lebih lanjut apa itu Administrasi Perkantoran?  Silakan menyimak beberapa bahasan yang akan Saya jelaskan berikut ini.

Arti pekerjaan kantor adalah mengatur dan mencatat kejadiankejadian yang dijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna. Melaksanakannya dilakukan dengan menggunakan alat baik mesin mesin maupun manual, sehingga membantu mutu pekerjaan, memudahkan pengawasan dan menghemat biaya, tenaga, dan waktu.

Secara umum aktifitas-aktifitas yang dilakukan di dalam kantor adalah sebagai berikut :
a. Penerimaan dan pengiriman warkat
b. Menerima dan mengirim berita lewat pesawat telepon, email, faximile
c. Penerimaan Tamu Kantor
d. Penyelenggaraaan Pertemuan
e. Pengetikan Penggandaan
f. Penyalinan
g. Penataan Warkat
h. Penyimpanan dokumen dalam jumlah banyak
i. Pemprosesan dokumen seperti dokumen keuangan, pergudangan dan pesanan
j. Penyimpanan Warkat
k. Penerimaan uang tunai
l. Pembayaran uang tunai
m. Penyelenggaraan Akuntansi, pembukuan dan
n. Pengawasan Aliran kerja.
Dari rincian pekerjaan kantor di atas , kemudian berkembang menjadi pengetahuan ketatausahaan yang bersifat khusus seperti Kearsipan, Surat Menyurat/ korespondensi, Stenografi, Mengetik ( Manual, Listrik dan elektronik serta menggunakan computer ) dan Keuangan.

A.    Pada Dasarnya Ada 2 Jenis Pekerjaan Kantor :
a. Pekerjaan Kantor yang bersifat ketatausahaan.
Yaitu pekerjaan kantor yang banyak berhubungan langsung dengan pekerjaan tulis-menulis seperti :
1) Pengurusan surat masuk dan keluar
2) Penyimpanan surat
3) Pengetikan
4) Pengurusan kepegawaian
5) Pengurusan Keuangan
6) Pengurusan Perlengkapan
7) Penggandaan
8) Pembuatan Laporan.
B. Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan.
Yaitu pekerjaan kantor yang tidak banyak berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis. Seperti :
1) Penerimaan Tamu
2) Pelayanan Telepon
3) Pelayanan Keamanan
4) Pelayanan Kebersihan.
Henrry Leffingwell dan Edwin Robinson mengatakan bahwa pekerjaan kantor meliputi :
a. Menerima, mengirim, mengangkut pesanan-pesanan .
b. Membuat rekening
c. Surat-menyurat, mendikte dan mengetik
d. Menyimpan warkat
e. Menyampaikan hutang dan menyampaikan perhitungan-perhitungan yang belum diselesaikan
f. Mengurus, membagi dan mengirimkan surat
g. Memperbanyak warkat dan memberikan kepada alamat
h. Menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh
i. Tugas-tugas khusus
j. Membuat warkat dan mencatat data-data yang diinginkan.

Sedangkan menurut Moekijat, pekerjaan perkantoran dikelompokkan menjadi 4 yaitu :
a. Kegiatan Pencatatan
b. Kegiatan klasifikasi
c. Kegiatan Komunikasi
d. Kegiatan Pengolahan.

Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan, maka pekerjaan kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut:

1.      Mengumpulkan/menghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan bila mana diperlukan. Contoh : mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping serta mengumpulkan berita.

2.      Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan, sehingga wujudnya langsung siap pakai, berwujud tulisan yang mempunyai arti, dapat dikirim dan disimpan. Contoh : membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dll.

3.   Mengolah, yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna. Contoh : membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, membuat laporan keuangan.

4.   Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan. Contoh : memfotokopi surat, mencetak informasi dengan printer atau risograph.

5.   Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kapada pihak lain. Contoh : mengirim e-mail, faksimili, surat, dan mendistribusikan informasi.

6.   Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis dan aman. Contoh :  menyimpan surat/ arsip, menyimpan data/ informasi ke komputer, menyusun buku di perpustakaan.

7.   Melakuan Komunikasi, yaitu kegiatan melakkuan pengiriman ide/ gagasan kepada pihak lain baik langsung ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan.

Contoh : corespondence, telepon, teleconference, chatting.

8.   Menghitung, yaitu kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka. Contoh : menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan.

9.   Pekerjaan lainnya, yaitu pekerjaan-pekerjaan kantor lain yang mendukung tugas utama perusahaan. Contoh : pelayanan tamu, kurir, cleaning service.

Pengelompokan Pekerjaan Kantor Di atas, merupakan tugas-tugas rutin dan berkesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan, antara lain berupa pekerjaan tulis-menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal, grafik, dan chard.

Berdasarkan hasil penelitian G.R Terry terhadap perusahaan-perusahaan di AS, persentase pekerjaan-pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama perusahaan adalah sebagai berikut:

a.       Typing (mengetik)                              = 24,6%

b.      Calculating (menghitung)                   = 19,5%

c.       Checking (memeriksa)                       = 12,3%

d.      Filling (menyimpan)                           = 10,2%

e.       Telephoning (menelepon)                  =   8,8%

f.       Duplicating (menggandakan)             =   6,4%

g.       Mailing (persuratan)                          =   5,5%

h.      Other (lain-lain)                                  = 12,5%

Total                                                             = 100%

A. Pekerjaan tulis menulis                                                                    

Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja), dinyatakn secara tertulis dan disusun sistematis sebagai produk kantor yang siap disajikan bila mana diperlukan. Salah satu produk kantor tersebut adalah warkat yang setiap catatan tertulis maupun bergambar, sebagai bahan laporan factual (keadaan sebenarnya), actual (hangat) dan reliable (nyata).

Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun sawasta, besar maupun kecil, setiap hari banyak menerima maupun mengirim surat yang jumlahnya tentu tergantung besar kecilnya kantor. Kantor yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih banyak surat yang harus ditangani dari pada kantor yang sempit ruang lingkup usahanya. Namun semua itu harus mendapatkan perhatian yang besar, agar memberi kesan yang baik dan menumbuhkan kepercayaan dari pihak luar /masyarakat. Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik merupakan promosi secara tidak langsung, dan sebagai hasilnya dapat menambah relasi/hubungan lebih luas.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan tulis menulis adalah kegiatan mencatat (menulis) surat dengan berbagai peralatan (alat-alat tulis) tentang keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

B. Mengetik

Pekerjaan mengetik pada dasarnya merupakan pekerjaan juru tulis. Bahan yang diketik antara lain adalah warkat seperti surat, nota, memo, naskah-naskah perjanjian, catatan neraca pembukuan dan laporan-laporan.

Tujuan Pekerjaan Mengetik Antara Lain:

a.      Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat.

b.      Mempercepat pekerjaan tulis menulis.

c.      Tersedianya arsip warkat yang teratur dan sah.

d.      Keseragaman dalam menjalin, terutama kalau jumlahnya banyak.

e.      Praktis.

Keterampilan mengetik bagi pegawai tata usaha merupakan syarat dasar untuk melaksanakan pekerjaan kantor. Juru tik yang efektif ialah mereka yang berketerampilan mengetik di atas 250 hentakan per menit. Setiap pegawai tata usaha (terutama juru tik) diharapkan memiliki kemampuan dengan kecepatan minimal 250 hpm selain itu harus memiliki pengetahuan tentang jenisjenis mesin tik, teknik yang baik, bentuk-bentuk surat (dinas maupun niaga), tanda-tanda koreksi, jenis-jenis kertas dan ukuran kertas.

C. Pekerjaan Menghitung

Pekerjaan menghitung pada umumnya lebih banyak berhubungan dengan masalah uang. Sebagaimana diketahui bahwa setiap organisasi, kantor atau badan usaha lainnya, pasti terlibat dengan keluar sebab setiap kegiatan pasti membutuhkan biaya. Biaya yang bersumber itu dari uang masuk. Dalam istilah pembukuan, uang dikeluarkan itu disebut pengeluaran dan uang masuk disebut pendapatan atau penerimaan. Pekerjaan kantor tidak pernah berhenti sepanjang oerganisasi tersebut masih berdiri, ini berarti masih ada pekerjaan-pekerjaan rutin setiap hari yang berarti ada pengeluaran rutin dan untuk membiayainya harus ada penerimaan rutin. Bagi kantor pemerintah, pendapatan rutin bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) sedang bagi kantor atau jasa, hasil sewa atau kontrak barang dan bunga bank, sedangkan pengeluaran rutin (Pemerintah maupun swasta) antara lain terdiri dari:

a.       Belanja pegawai, seperti pembayaran gaji, lembur, tunjangan kesehatan, dan sebagainya.

b.      Belanja barang, seperti pembelian alat tulis kantor, peralatan dan mesin-mesin.

c.       Biaya transportasi, seperti antar jemput pegawai, pengiriman surat atau barang dan sebagainya.

d.      Biaya lain-lain, seperti pemeliharaan peralatan kantor, biaya rapat, biaya penataran, biaya tamu dan sebagainya.

Semua penerimaan dan pengeluaran tersebut harus dihitung dan dibukukan menurut cara tertentu, yang dinamakan tata buku. Dalam ilmu tata buku dikenal suatu golongan buku, yang dinamakan buku harian, yaitu buku untuk mencatat macam-macam transaksi setiap hari yang terjadi di kantor atau perusahaan. Transaksi ialah kejadian atau perbuatan usaha,seperti menerima tagiahan,

membayar utang, membeli barang, menjual barang, menyimpan uang di bank, mengambil uang simpanan di bank, membayar ongkos angkutan, membayar gaji, lembur dan sebagainya.

Buku-buku yang termasuk golongan buku harian adalah buku kas, buku bank, buku pembelian, buku penjualan dan sebagainya. Bentuk masing-masing buku tersebut berfariasi, jadi bisa saja buku kas di kantor buku A tidak sama dengan bentuk buku kas di kantor.

D. Pekerjaan membuat jadwal, grafik, dan chart

Dengan bertambah luasnya kegiatan yang harus dilakukan, bertambah besarnya organisasi dan bertambahnya jumlah pegawai serta adanya perkembangan atau kemajuan yang dicapai, tentu mengakibatkan pula bertambah banyaknya pekerjaan operasional yang harus dilakukan.

Setiap pegawai, pada umumnya tentu menginginkan agar pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat, tepat, mudah, prektis dan efisien. Untuk maksud tersebut maka diperlukan adalah analisis.

Penyederhanan kerja secara rasional dengan berbagai cara, di antaranya dengan membuat jadwal, grafik dan chart (tabel).

Jadwal

Jadwal merupakan perencanaan terhadap penyelesaian pekerjaan yang memerlukan proses tindak lanjut.jadwal juga diartikan sebagai pembagian setangkan pekerjaan berdasarkan waktu. Jadwal yang telah disusun yang biasanya ditulis pada papan atau kertas yang lebar dan khusus dan digantung disekitar ruang kantor yang strategis, agar semua pegawai kegiatan-kegiatan apa saja yang akan dilakukan disamping pekerjaan rutin. Format jadwal dibuat sesuai dengan kebutuhan kantor yang bersangkutan, jadi mungkin saja format jadwal pada kantor A berbeda dengan format kantor B.

Tatausaha menurut intinya adalah tugas pelayanan sekitar keterangan – keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan :

1. Menghimpun : kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan sehingga siap untuk dipergunakan apabila diperlukan . berserakan sehingga siap untuk dipergunakan apabila diperlukan .

2. Mencatat : kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern, sekarang ini termasuk pula menyimpan keterangan keterangan itu dengan alat  perekam suara sehingga dapat didengar, misalnya pencatatan pada pita rekaman .

3.Mengolah : bermacam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.

4.Mengganda : kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

5.Mengirim : kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak yang lain .

6. Menyimpan : kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman

Hal atau sasaran yang terkena oleh 6 pola perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim, dan menyimpan itu ialah keterangan atau informasi. Yang dimaksud dengan informasi ialah pengetahuan tentang sesuatu hal atau peristiwa yang diperoleh terutama melalui pembacaan atau pengamatan. Pengetahuan adalah apa yang dapat diketahui oleh setiap orang .          

                     Keenam aktivitas itu tidak merupakan suatu urutan waktu melainkan dapat berlangsung sendiri ataupun dalam suatu rangkaian mulai dari aktivitas yang manapun. Dan pada kelanjutannya masing-masing pola perbuatan itu dapat meliputi berbagai pelaksanaan kerja opertions yang lebih terperinci 

Mengenai berbagai pelaksanaan kerja bersifat dasar dan sederhana yang merupakan perincian tatausaha itu dapat diikuti pembagian Geoffery Mills dan Oliver standingford  (Office Administration, 1982) yang membedakan dalam 8 operations berikut :

1.      Menulis (membuat warkat asli)

2.      Membaca

3.      Menyalin ( termasuk menempel, memperbanyak dan melubangi kartu )

4.      Menghitung (menambah, mengurangi, mengalikan, membagi )

5.      Membandingkan (mencek)

6.      Memilahkan (menggolongkan dan menyatukan )  

7.      Menyimpan dan menyusun indeks

8.      Melakukan komunikasi (menyampaikan keterangan lisan dan tertulis )

https://lailyandriany.blogspot.com/2016/05/jenis-jenis-pekerjaan-kantor.html

Pengertian Pekerjaan Kantor Ciri Peran Jenis dan Cara Mengerjakan Buku Kas

Pengertian Pekerjaan Kantor Ciri Peran Jenis dan Cara Mengerjakan Buku Kas 

Pengertian Bekerja Secara harfiah, arti bekerja adalah melaksanakan suatu kegiatan. Namun kegiatan yang dimaksud terfokus untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Kegiatan tersebut dilaksanakan mengikuti perencanaan dan prosedur kerja yang telah ditetapkan. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain, sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas. Melakukan bidang pekerjaan tersebut dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung atau metode-metode lain yang dikerjakan dengan tangan.

Bagi seseorang pegaai kantor, arti bekerja adalah suatu kegiatan/ tugas dengan berpedoman pada prosedur yang dilakukan dengan proses kerja sama, karenanya setiap pegawai kantor terkait pada prosedu kerja.

Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

Arti pekerjaan kantor adalah mengatur dan mencatat kejadian- kejadian yang dijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna. Melaksanakannya dilakukan dengan menggunakan alat baik mesin- mesin maupun manual, sehingga membantu mutu pekerjaan, memudahkan pengawasan dan menghemat biaya, tenaga, dan waktu.

Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan, maka pekerjaan kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut:

1. Mengumpulkan/menghimpun,  yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan bila mana diperlukan.
2. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan, sehingga wujudnya langsung siap pakai.
3. Mengolah, yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Menyimpan,  yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis dan aman.
6. Pengelompokan Pekerjaan Kantor Di atas, merupakan tugas-tugas rutin dan berkesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan, antara lain berupa pekerjaan tulis-menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal, grafik, dan chard.

Pekerjaan Tulis Menulis

Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja), dinyatakn secara tertulis dan disusun sistematis sebagai produk kantor yang siap disajikan bila mana diperlukan. Salah satu produk kantor33 tersebut adalah warkat yang setiap catatan tertulis maupun bergambar,  sebagai bahan laporan factual (keadaan sebenarnya), actual (hangat) dan reliable (nyata).

Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun sawasta, besar maupun kecil, setiap hari banyak menerima maupun mengirim surat yang jumlahnya tentu tergantung besar kecilnya kantor. Kantor yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih banyak surat yang harus ditangani dari pada kantor yang sempit ruang lingkup usahanya. Namun semua itu harus mendapatkan perhatian yang besar,  agar memberi kesan yang baik dan menumbuhkan kepercayaan dari pihak luar/masyarakat. Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik merupakan promosi secara tidak langsung, dan sebagai hasilnya dapat menambah relasi/hubungan lebih luas.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan tulis- menulis adalah kegiatan mencatat (menulis) surat dengan berbagai peralatan (alat-alat tulis) tentang keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

Mengetik

Pekerjaan mengetik pada dasarnya merupakan pekerjaan juru tulis. Bahan yang diketik antara lain adalah warkat seperti surat, nota, memo, naskah-naskah perjanjian, catatan neraca pembukuan dan laporan-laporan.

Tujuan Pekerjaan Mengetik Antara Lain:

●        a. Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat.

●        b. Mempercepat pekerjaan tulis menulis.

●        c. Tersedianya arsip warkat yang teratur dan sah.

●        d. Keseragaman dalam menjalin, terutama kalau jumlahnya banyak.

●        e. Praktis.

Keterampilan mengetik bagi pegawai tata usaha merupakan syarat dasar untuk melaksanakan pekerjaan kantor.

Juru tik yang efektif ialah mereka yang berketerampilan mengetik di atas 250 hentakan per menit. Setiap pegawai tata usaha (terutamajuru tik) diharapkan memiliki kemampuan dengan kecepatan mini- mal 250 hpm selain itu harus memiliki pengetahuan tentang jenis- jenis mesin tik, teknik yang baik, bentuk-bentuk surat (dinas maupun niaga), tanda-tanda koreksi, jenis-jenis kertas dan ukuran kertas.

Pekerjaan Menghitung

Pekerjaan menghitung pada umumnya lebih banyak berhubungan dengan masalah uang. Sebagaimana diketahui bahwa setiap organisasi, kantor atau badan usaha lainnya, pasti terlibat dengan keluar sebab setiap kegiatan pasti membutuhkan biaya. Biaya yang bersumber itu dari uang masuk. Dalam istilah pembukuan, uang dikeluarkan itu disebut pengeluaran dan uang masuk disebut pendapatan atau penerimaan. Pekerjaan kantor tidak pernah berhenti sepanjang oerganisasi tersebut masih berdiri, ini berarti masih ada pekerjaan-pekerjaan rutin setiap hari yang berarti ada pengeluaran rutin dan untuk membiayainya harus ada penerimaan rutin. Bagi kantor pemerintah, pendapatan rutin bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) sedang bagi kantor atau jasa, hasil sewa atau kontrak barang dan bunga bank, sedangkan pengeluaran rutin (Pemerintah maupun swasta) antara lain terdiri dari:

●        a. Belanja pegawai, seperti pembayaran gaji, lembur, tunjangan kesehatan, dan sebagainya.

●        b. Belanja barang, seperti pembelian alat tulis kantor, peralatan dan mesin-mesin.

●        c. Biaya transportasi, seperti antar jemput pegawai, pengiriman surat atau barang dan sebagainya.\

●        d. Biaya lain-lain, seperti pemeliharaan peralatan kantor, biaya rapat, biaya penataran, biaya tamu dan sebagainya.

Semua penerimaan dan pengeluaran tersebut harus dihitung dan dibukukan menurut cara tertentu, yang dinamakan tata buku.

Dalam ilmu tata buku dikenal suatu golongan buku, yang dinamakan buku harian, yaitu buku untuk mencatat macam-macam transaksi setiap hari yang terjadi di kantor atau  perusahaan. Transaksi ialah kejadian atau perbuatan usaha,seperti menerima tagiahan, membayar utang, membeli barang, menjual barang, menyimpan uang di bank, mengambil uang simpanan di bank, membayar ongkos angkutan, membayar gaji, lembur dan sebagainya.

Buku-buku yang termasuk golongan buku harian adalah buku kas, buku bank, buku pembelian, buku penjualan dan sebagainya. Bentuk masing-masing buku tersebut berfariasi, jadi bisa saja buku kas di kantor buku A tidak sama dengan bentuk buku kas di kantor

Berikut diberikan satu contoh sederhana tentang cara mengerjakan buku kas.

Buku kas dibagi dua kolom, yaitu kolom sebelah kiri diberi nama Debet yang memuat penerimaan-penerimaan sedang kolom kanan diberi nama Kredit yang memuat pengeluaran-pengeluaran. Keterangan:

Sisi Debet di bagi atas:

– lajur tanggal

– lajur uraian penerimaan

– lajur jumlah uang yang diterima

Sisi Kredit dibagi atas:

– lajur tanggal

– lajur uraian pengeluaran

– lajur jumlah

Menutup dan membuka kembali buku kas:

●        a) Menutup buku kas dilakukan tiap akhir bulan.

●        b) Jumlahkan dulu Debet Dan Kredit pada kertas tersendiri, kemudian hitung selisih jumlahnya.

●        c) Jika jumlah saldo Debet lebih besar dari jumlah kredit, selisihnya ditempatkan pada kolom kredit  lebih besar, selisihnya ditempatkan pada kolom Debet.

●        d) Lajur jumlah Debet dan Kredit diberi garis dua. Hasil penjumlahan dan garis dua tersebut harus terletak pada satu garis lurus.\

●        e) Buku kas akan dibuka kembali pada tanggal 1 bula berikutnya, yang dimulai dengan saldo awal. Saldo Debet ditulis pada kolom Debet dan saldo Kredit ditulis pada kolom Debet.

Pekerjaan membuat jadwal, grafik, dan chart

Dengan bertambah luasnya kegiatan yang harus dilakukan, bertambah besarnya organisasi dan bertambahnya jumlah pegawai serta adanya perkembangan atau kemajuan yang dicapai, tentu mengakibatkan pula bertambah banyaknya pekerjaan operasional yang harus dilakukan.

Setiap pegawai, pada umumnya tentu menginginkan agar pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat, tepat, mudah, prektis dan efisien. Untuk maksud tersebut maka diperlukan adalah analisis. Penyederhanan kerja secara rasional dengan berbagai cara, di antaranya dengan membuat jadwal, grafik dan chart (tabel).

Jadwal

Jadwal merupakan perencanaan terhadap penyelesaian pekerjaan yang memerlukan proses tindak lanjut.jadwal juga diartikan sebagai pembagian setangkan pekerjaan berdasarkan waktu. Jadwal yang telah disusun yang biasanya ditulis pada papan atau kertas yang lebar dan khusus dan digantung disekitar ruang kantor yang strategis, agar semua pegawai kegiatan-kegiatan apa saja yang akan dilakukan disamping pekerjaan rutin. Format jadwal dibuat sesuai dengan kebutuhan kantor yang bersangkutan, jadi mungkin saja format jadwal pada kantor A berbeda dengan format kantor B.

Peranan pekerjaan kantor

Dalam kamus bahasa Indonesia susunan WIS Porwardarminta, peranan asal kata “peran” artinya sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan.

Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan dan sumber dokumen.

Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum, yang memberikan pengetahuan secara keseluruhan tentang perkembangan oerganisasinya.

Berdasarkan uraian diatas, penulis membahas peranan pekerjaan kantor dalam dua fungsi yaitu:

1. Bantuan bagi Pimpinan (Staff Function)
   Pekerjaan kantor terdiri  dari kegiatan-kegiatan  membantu pimpinan dalam merencanakan  dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan dan keputusan, agar tepat pada sasaran.
2. Pelayanan bagi Masyarakat (Public Service)
   Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya adalah melayani segenap kegiatan operatif (tugas- tugas pokok kantor), baik yang bersifat intern maupun ekstern (pelayanan public).

Tugas-tugas pokok kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya data dan keterangan yang disiapkan oleh pekerjaan kantor. Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila mana data dan keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai, kurang tepat atau keliru.

Peranan pekerjaan terhadap tugas-tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian segenap bahan keterangan atau warkat sebagai pusat ingatan atau sumber dukumentasi.

Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor adalah:

●        a. Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional, guna membantu melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi.

●        b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

●        c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Ciri-ciri pekerjaan kantor

1. Bersifat Pelayanan

Seperti dijelaskan diatas, bahwa pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi.

G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work). Yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaan kantor berperan membantu pekerjaan- pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna.

Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai satua organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan.

Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan. Namun produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhasil melayani kebutuhan produksi atas penjualan tersebut.

2. Merembes Segenap Bagian Organisasi

Oleh karena pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua pekerjaan operatif.

3. Dilakukan Semua Pihak

Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor . Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi.

Apabila kita simak kembali peranan dari ciri-ciri pekerjaan kantor sebagaimana yang telah diuraikan diatas, memperlihatkan kepada kita bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) dan merupakan urat nadi bagi setiap organisasi modern.

Secara umum pekerjaan kantor meliputi aktivitas manajerial mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan. Sedangkan secara khusus (tugas operatif sehari-hari atau unit) pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.

Perincian pekerjaan kantor

Pekerjaan kantor yang meliputi aktifitas manajerial yang di dalamnya terdapat 5 jenis kegiatan pokok (menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan dan menyimpan). Apabila masing-masing jenis kegiatan diperinci merupakan pekerjaan kantor.

Menurut leffingwell dan EM Robinson, yang dikutip Drs. Soedaryono pekerjaan kantor dapat diperinci dalam kegiatan sebagai berikut:

1. Menerima pesanan-pesanan mengantarkan dan mengirimkan dengan kapal
2. Membuat rekening
3. Menyimpan warkat
4. Menyampaikan utang dan mengumpulkan perhitungan yang belum selesai.
5. Mengurus, membagi-bagi, mengirimkan dan menyurat pos.
6. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membutuhkan alat (duplicating and addressing work)
7. Macam-macam pekerjaan seperti penelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh (meycelianecus, such as telephone, receiving visitors, messengerservice)
8. Tugas-tugas khusus  dengan maksud  untuk menyederhanakan sistem, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu.
9. Surat menyurat, mendikte, mengetik
10. Membuat warkat, mencatat data yang diinginkan

GR. Terry  telah mengadakan penyelidikan pada perusahaan- perusahaan di Amerika Serikat untuk mengetahui banyaknya masing- masing kegiatan pekerjaan kantor. Hasil penyelidikan menunjukkan

bahwa waktu kerja itu mempergunakan tujuh macam kegiatan pekerjaan kantor yang pokok dengan perbandingan waktu dalam presentase sebagai berikut:

1. Mengetik (typing)                           = 24,6%
2. Menghitung (calculating)              = 19,5%
3. Memeriksa (checking)                   = 12,3%
4. Menyimpan warkat (filling)         = 10,2%
5. menelpon (telephoning)             = 8,8%
6. Menggandakan (duplicating)      = 6,4%
7. Mengirim surat (mailing)              = 5,5%
8. Lain-lain                                               = 12,5%

____________________________________

Jumlah                                                                  = 100%

Berdasarkan penelitian pekerjaan kantor menurut Leffing Well dan GR. T erry di atas, penullis menambahkan pekerjaan kantor senyatanya dengan bahan baku dan pembekalan serta hasil yang diperoleh,sbb:

1. Pekerjaan senyatanya, diantara lain meliputi:

– Mengetik

– Menghitung

– Memeriksa

– Menstensil

– Membubuhkan cap/stempel

– Menelepon

– Menyalin

– Memilah-milah (sortir)

– Melekatkan

– Menandai

– Menyampul

– Membagi- bagi

2. Bahan baku

Bahan baku yang lazim digunakan dalam pekerjaan kantor adalah:

– Abjad/huruf

– Tanda baca

– Angka

– Tanda hitung, dan

– Garis

– Tulisan

http://www.latarbelakang.com/2013/08/pengertian-pekerjaan-kantor-ciri-peran.html

PERKEMBANGAN TEKNOLOGI PERKANTORAN

A.      Pengertian Teknologi Perkantoran

Teknologi adalah cara melakukan sesuatu untuk memenuhi kebutuhan manusia dengan bantuan alat dan akal sehingga seakan – akan memperpanjang, memperkuat atau membuat lebih ampuh anggota tubuh, panca indera, dan otak manusia.

Teknologi perkantoran itu sendiri adalah peralatan bantu untuk manusia dalam melakukan tugasnya dalam kegiatan administrasi ( Tedja Purnama, 1989;1). Kegiatan tersebut antara lain seperti mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan – bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin – mesin kantor.

Dari pengertian diatas kita dapat mengetahui bahwa teknologi perkantoran berkaitan dengan penggunaan peralatan dan mesin mesin atau teknologi untuk membantu manusia dalam melaksanakan perkerjaan administrasi yang dilakukan dikantor. 

B.       Perkembangan Teknologi Perkantoran dan Pengaruhnya 

Peralatan dan mesin-mesin kantor berkembang sesuai dengan tuntunan perkembangan zaman dan teknologi yang ada , contoh sederhana yang cukup jelas misalnya dibidang penggandaan dulu untuk keperluan penggandaan alat yang dipakai adalah mesin tik dan mesin stensil manual, tapi kini sudah mulai menggunakan mesin fotocopy dan computer yang canggih, yang dapat mengirimkan data dari satu tempat ketempat yang lain bahkan dengan kemajuan internet pengiriman data dapat dilakukan dengan jarak yang berbeda dan mungkin juga antar Negara. Kemajuan dan kompleksitas teknologi perkantoran sedikit banyak akan membawa dampak terhadap pekerjaan itu sendiri, prosedur kerja maupun terhadap pekerjaan itu. Perkembangan teknologi perkantoran mempunyai pengaruh yang positif terhadap ketenagakerjaan, prosedur kerja dan hasil kerja perkantoran itu sendiri disamping dampak negatifnya.

a.    Dampak positif terhadap ketenagakerjaan yaitu: 

·       Peningkatan mutu tenaga kerja 

·       Meningkatkan kegairahan dan kedisiplinan kerja 

·       Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja 

·       Meringankan tanaga dan pikiran pegawai 

·       Manfaat terhadap prosedur kerja yaitu 

·       Mempercepat penyelesaian pekerjaan 

·       Mempermudah menyelesikan pekerjaan 

·       Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor 

·       Mempertinggi jumlah hasil perkerjaan 

·       Memenuhi standar mutu tertentu 

·       Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran dan jenis hasil pekerjaan kantor 

b.    Dampak negatif perkembangan teknologi perkantoran pada umumnya dirasakan sekali terutama yang menyangkut ketengakerjaan dan penambahan biaya sebagai berikut :

·       Megurangi penggunaan tenaga kerja dan barakibat menambah pengangguran 

·       Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat keterapilan tertentu 

·       Menimbulakan rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan menimbulkan pemborosan 

·       Dapat menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu pegawai lainnya 

·       Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang memerlukan biaya. 

OTOMATISASI PERKANTORAN

A.      Pengertian Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada orang yang berbeda di dalam maupun diluar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikkan proses pelaksanaan pekerjaan. Otomatisasi merupakan penggunaan mesin-mesin untuk menjalankan tugas fisik perkantoran yang dilakukan oleh manusia.

B.       Tujuan Otomatisasi Perkantoran

1.      Penggabungan dan penerapan teknologi

2.      Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan dikantor

3.      Otomatisasi memberikan kemampuan Pemecahan masalah kelompok

4.      Otomatisasi adalah pelengkap dalam perkantoran, bukan pengganti

5.      Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan

6.      Meminimalkan biaya dan waktu

7.      Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat

C.      Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

1.      Word Processing

Word Processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.

2.      Electronic Mail / E-mail

Electronic Mail dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada telepon konvesional.

3.      Voice Mail

Voice Mail hampir sama dengan Electronic Mail. Perbedaannya ketika akan mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya dan menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan.

4.      Electronic CalendaringElectronic Calendaring merupakan penggunaan jaringan computer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer.

5.      Audio Conferencing

Merupakan penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.

6.      Video Conferencing 

Video Conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan.

7.      Computer Conferencing

Merupakan penggunaan jaringan computer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi.

8.      Facsimile Transmission

Aplikasi ini biasa disebut dengan fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain.

9.      Video Text

Merupakan penggunaan computer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt.

10.  Image Storage and Retrieval

Aplikasi ini digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

11.  Desktop Publishing

Desktop Publishing merupakan pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter

D.      Fasilitas Dalam Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

Teknologi Perkantoran yang lazim diterapkan, umumnya mencakup penggunaan peralatan yang dapat dikelompokkan sebagai berikut :

a.    Dilihat dari tenaga penggeraknya, yaitu :

§  Mesin manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.

§  Mesin listrik (elektrik) ialah mesin-mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik atau baterai.

b.    Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya, yaitu :

§  Mesin mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya.

§  Mesin elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektronik, berupa kabel-kabel.

c.    Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor, yaitu :

§  Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan diantaranya;
- Mesin tulis                        - Mesin dikte

-   Mesin penomor                - Asahan pensil

E.       Kelebihan dan Kekurangan Penggunaan Otomatisasi Perkantoran  

a.     Kelebihan Penggunaan Otomatisasi Perkantoran  

ü Meningkatkan Produktifitas Kerja

ü Meningkatkan Efisiensi Waktu dan Tenaga

ü Alur Informasi Dalam Kantor menjadi semakin cepat

b.    Kerugian Penggunaan Otomatisasi Perkantoran  

ü Menjadi Ketergantungan akan teknologi

ü Akan adanya penggantian kerja yang dulunya dilakukan oleh manusia sekarang dilakukan oleh system OA

ü Banyaknya ahli-ahli komuter yang tidak bertanggung jawab yang bisa merugikan perusahaan seperti pencurian data rahasia

VIRTUAL OFFICE ( KANTOR MAYA)

A.      Pengertian Virtual Office

Kemampuan OA untuk menghubungkan orang secara elektronik telah membuka cara baru melakukan pekerjaan kantor. Bahkan OA membuat pekerjaan kantor tidak perlu dikerjakan di kantor. Sebaliknya, pekerjaan tersebut dapat dilakukan di manapun saat itu pegawai berada. Istilah yang diberikan untuk kemampuan ini adalah kantor maya, yang berarti bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi geografis manapun selama tempat kerja tersebut terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui komunikasi elektronik.

Kantor maya mulai muncul pada tahun 1970-an pada saat komputer mikro danperalatan komunikasi mulai terjangkau secara personal sehingga memungkinkan seseorang bekerja di rumah. Pada saat itu istilah teleprocessing digunakan untuk menjelaskan komunikasi data, selanjutnya istilah telecomutting diperkenalkan karena kelihatannya hal itu merupakan cara yang tepat untuk menggambarkan bagaimana pegawai dapat “ulang-alik” (comutte) ke tempat kerja secara elektronik. Telecommuter pertama antara lain adalah ilmuwan komputer seperti progamer sistem, yang menyadari bahwa mereka dapat menciptakan perangkat lunak di rumah sama seperti di kantor.

B.       Keuntungan Kantor Maya

Kantor maya mengatasi kendala fisik dari tempat kerja sehingga menghasilkanbeberapa keuntungan, sebagai berikut:

1.      Pengurangan biaya fasilitas, perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain, sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.

2.      Pengurangan biaya peralatan, dari pada menyediakan peralatan kantor bagi tiappegawai, dengan telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta dalam suatau LAN saling berbagi sumber daya.

3.      Jaringan komunikasi formal, karena telecommuter harus terus terinformasi danmendapat perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak perhatiandaripada biasanya.

4.      Beberapa anggota tim virtual tidak perlu datang ke tempat kerja,

5.      Memungkinkan perusahaan mendapatkan karyawan yang berbakat tanpa batasan geografis. Geografis memanglah bukan kendala dalam Virtual Office ini.

6.      Pekerja menjadi lebih fleksibel. Karyawan hanya duduk dan saling berkomunikasi di waktu yang sama, meskipun tanpa tatap muka.

C.      Kerugian Kantor Maya

Jika perusahaan berkomitmen pada strategi kantor maya, perusahaan itumelakukannya dengan menyadari bahwa sebagian terdapat dampak negatifnya, antara lain:

1.      Rasa tidak memiliki, jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari, mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.

2.      Takut kehilangan pekerjaan, karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas darioperasi perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuangsewaktu-waktu.

3.      Semangat kerja yang rendah, sejumlah fakor dapat menyebabkan rendahnyasemangat kerja pegawai.

4.      Kesulitan dalam mengelola kinerja tim. Karena tidak adanya tatap muka, jadi pembentukkan susunan kinerja juga menjadi kendala. Termasuk dalam pengeleloaannya.

5.      Kesalahah pahaman dalam komunikasi. Komunikasi yang tidak adanya interaksi sosial, juga dapat menjadikan sebuah masalah bagaimana menyikapi terhadap sesuatu. Terjadi perbedaan sudut pandang, jadi wajar saja jika dalam organisasi maya ini terjadi salah paham.

6.      Bekerja pada sebuah proyek melalui virtual workspace menyebabkan kurangnya visibilitas proyek.

7.      Kesulitan menghubungi anggotan lain ( pesan instan). Pesan yang di sampaikan selalu berbau instan dan jarang untuk bertatap muka.

8.      Perbedaan zona waktu. Perbedaan waktu juga harus di perhatikan dalam organisasi maya ini geografi memang tidak masalah, tapi dari segi waktu harus diperhatikan.

JENIS-JENIS MESIN KANTOR

1.     Mesin Ketik Manual

Adalah mesin yang pertama yang digunakan untuk mencetak kata.

Merupakan mesin ketik pertama yang digunakan dalam kegiatan perkantoran mesin ini digunakan tanpa memerlukan listrik

Jenis-jenis mesn ketik manual:

·           Standar yaitu mesin tik yang mempunyai ukuran panjang rol/gandaran mulai dari 13 sampai dengan 27. Mesin tik ini dapat dipergunakan untuk mengerjakan segala pekerjaan dengan menggunakan ukuran kertas double folio.

·           Semi standar yaitu mesin tik berukuran 13 mesin tik ini juga dilengkapi tabulator penuh. Mesin mampu mengerjakan dengan menggunakan kertas berukuran ½ kali folio

·           Portable yaitu mesin tik yang menggunakan panjang rol/gandaran 9 ½ hingga 10. Mesin ini akan dianggap sangat praktis karena terbentuknya yang mudah dibawa kemana-mana

2.    Mesin Ketik Elektronik

Adalah mesin ketik yang cara kerjanya digerakkan dengan mempergunakan tenaga listrik

Mesin ketik ini memiliki cirri-ciri sebagai berikut:

·      Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik

·      Komponen dan cara kerja mesin mekanis

·      Tulis-tulisannya seperti yang terdapat pada mesin tik manual ditambah saklar

Jenis huruf-huruf mesin tik elektrik antara lain

·      Mesin tik elektrik dengan system huruf  batang

·      Mesin tik elektrik dengan system huruf  bola

3.    Mesin Hitung Manual

Mesin jumlah manual adalah mesin yang dapat menghitung perkalian yang sederhana tetapi cara menghitungnya seperti penjumlahan sehingga untuk mencapai hasilnya relatif lama. Mesin jumlah manual termasuk salah satu jenis mesin hitung karena berupa mesin yang dipergunakan untuk menghitung angka-angka.

Jenis-jenis mesin hitung :

v Menurut kemampuannya dibedakan menjadi:

a. Mesin jumlah : mesin yang memiliki kemampuan untuk menjumlah, mengurangi dan mengalikan sederhana.

b. Mesin hitung : mesin yang memiliki kemampuan untuk menjumlah, mengurangi, mengalikan, membagi.

v Menurut tenaga penggeraknya dibedakan menjadi:

a.    Mesin hitung tangan : mesin hitung yang digerakkan dengan tangan (tenaga manusia), dilengkapi dengan engkol.

b.     Mesin hitung listrik : mesin hitung yang digerakkan dengan tenaga listrik.

v Menurut cara kerja dan komponen mesinnya dibedakan menjadi:

a.    Mesin hitung mekanik : mesin hitung yang cara kerja dan komponen mesinnya mekanis

b.    Mesin hitung elektronik : mesin hitung yang cara kerja dan komponen mesinnya terdiri dari elemen elektronik, berupa rangkaian kabel-kabel, tidak saling bergerak, biasanya digerakkan dengan tenaga listrik atau batere.

v Menurut jumlah kunci-kuncinya dibedakan menjadi:

a.    Mesin hitung berkunci sepuluh : mesin yang jumlah kuncinya tidak begitu banyak. Pada papan kunci terutama berisi tuts angka 0 samapi 9.

b.    Mesin hitung berkunci penuh : mesin hitung dengan kunci / tuts pada papan kunci jumlahnya banyak sehingga tampak memenuhi papan tuts tersebut.

v Menurut penyajian hasilnya dibedakan menjadi:

a.    Mesin hitung pencetak : mesin hitung yang mencetak angka-angkanya pada kertas hitung / kertas roll.

b.    Mesin hitung tidak mencetak : mesin hitung yang tidak, mencetak angka-angkanya pada kertas hitung

4.    Mesin Penjilid

1.    Mesin pejilid dapat dibedakan menjadi :

v Menurut jenisnya dapat dibedakan atas:

a.    Mesin penjilid buku yang bentuknya lebih besar dipergunakan untuk menjilid buku-buku dalam jumlah besar.

b.    Mesin penjilid laporan yang bentuknya lebih kecil dipergunakan untuk menjilid laporan dengan pejepit plastik atau kawat spiral.

v Menurut tenaga penggeraknya dapat dibedakan atas:

a.    Mesin penjilid manual yaitu digerakkan dengan tangan.

b.    Mesin penjilid listrik yaitu yang digerakkan dengan tanaga listrik.

2.    Ciri-ciri mesin penjilid

v Penjilidan menggunakan plastik berbentuk spiral dengan hasil jilidan menyerupai album foto.

v Bagian tepi kertas laporan yang akan dijilid diberi lubang-lubang lebih dahulu.

v Tenaga penggerak tangan

v Cara kerja dan komponen mesinnya mekanis.

3.     Cara kerja mesin penjilid

v Tepi kertas yang akan dijilid diberi lubang secara otomatis.

v Gigi plastik penjilid spiral dibuka kemudian dimasukkan kedalam lubang-lubang kertas sampai seluruhnya rapi.

v Untuk membuka jilidan tinggal membuka seluruh gigi plastik penjilid.

4.     Cara pemeliharaan mesin penjilid

v Seluruh permukaan selalu dibersihkan supaya tidak mudah berkarat.

v Setelah dipergunakan laci tempat sisa kertas yang dilubangi dibersihakan.

v As dan per mesin sesekali diberi pelumas.

5.    Macam-macam plastik penjilid yaitu:

v Plastik penjilid bulat

v Plastik penjilid oval

v Plastik penjilid punggung sempit.

KLASIFIKASI PERALATAN DAN PERLENGKAPAN KANTOR

A.      Macam Peralatan Kantor di Gedung Perkantoran Modern

Peralatan ini bersifat wajib dimiliki oleh sebuah kantor untuk menunjang kegiatan sehari-hari didalam kantor.

1.    Komputer 

Komputer adalah alat yang dipakai untuk mengolah data menurut perintah yang tekah diinputkan sebelumnya. Zaman sekarang komputer merupakan salah satu peralatan utamadalam perkantoran modern.

2.    Printer 

Printer adalah alat untuk mencetak data yang dikirim oleh komputer  baik berupa teks, gambar, tabel ataupun foto.

3.    Mesin Fotocopy

Mesin Fotocopy adalah suatu alat untuk menyalin atau menggandakan  kembali dokumen sengan menggunakan cahaya, panas, yang bersumber dari listrik.

4.    Scanner

Scanner adalah suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotocopy. Hasil dari scanner ditampilkan dulu pada layar monitor  computer, kemudian dapat dirubah dan dimodifikasi sehingga hsilnya lebih bagus.

5.    Mesin Laminating

Mesin Laminating adalah mesin untuk melaminasi atau melapisi kertas dengan plastic atau film. Mesin ini biasanya ada pada kantor yang berhubungan dengan administrasi kependudukan, pembuatan kartu identitas, misalnya KTP, SIM.

6.    Mesin Ketik

Mesin Ketik adalah suatu mesin atau alat elektronik yang dilengkapi dengan set timbol-tombol yang apabila ditekan dapat menyebabkan huruf tercetak pada kertas.

B.       Perlengkapan Perkantoran

1.    Pengertian perlengkapan kantor

Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan.  Tujuan kantor tidak akan tercapai tanpa adanya perlengkapan kantor.  Perlengkapan kantor yang baik, akan memperlancar suatu proses suatu pekerjaan sehingga pencapaian tujuan dapat  dicapai secara efektif dan efisien. Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa kegunaan perlengkapan kantor yaitu:

o  Untuk menunjang aktivitas pekerjaan kantor;

o  Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor;

o  Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik, dan memuaskan;

o  Sebagai asset dan pelengkap kantor.

2.    Jenis-Jenis Perengkapan Kantor

a.    Barang bergerak dibagi menjadi dua jenis, yaitu:

ü Barang habis pakai adalah barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali pakai.  Hal ini mengandung arti bahwa benda itu tidak selalu harus habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya.  Misalnya: kertas, karet penghapus, pensil, karbon, map (stopmap), tinta, blangko surat, dan sebagianya.

ü Barang tidak habis pakai adalah barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya.  Misalnya: mesin tik, pelubang kertas, gunting, hecter, pesawat telepon, lemari, arsip, OHP (over head projector), dan sebagainya.

b.    Barang tidak bergerak, misalnya tanah, gedung, dan bangunan.

3.    Istilah-Istilah Perlengkapan Kantor

Ada beberapa istilah yang berkenaan dengan perlengkapan kantor, yaitu sebagai berikut.

1. Bekal kantor (office supplies) adalah benda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya sehari-hari di kantor, benda tersebut tidak tahan lama. Misalnya: kertas, karbon, pita, mesin tik, dan sebagainya.

2.  Mesin-mesin kantor (office machine) adalah segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan tata usaha yang bekerja secara mekanik, elektronik, dan magnetik.

3.  Peralatan kantor (office appliances) adalah segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha.  Misalnya : peralatan kantor terdiri atas mesin-mesin kantor dan alat-alat bukan mesin atau alat tulis kantor (ATK).

4. Perabot kantor (office furniture) adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha.  Misalnya: meja, kursi, lemari, dan sebagainya.

5. Perabot kantor tempelan (office fixture) adalah perabot kantor yang telah melekat (menjadi satu) dengan bangunan lain dalam kantor.  Misalnya : lemari yang telah jadi satu dengan gedung, rak-rak yang menempel di dinding.

6. Hiasan kantor (office ornament) adalah benda-benda di kantor yang pada umumnya untuk menambah suasana yang menyenangkan di kantor.  Misalnya : gambar-gambar atau foto-foto, dekorasi, pot-pot, dan vas bunga.

7. Pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi.  Misalnya: interkom, telepon, faksimile, handphone, dan sebagainya.

8. Alat bantu peraga adalah alat yang dipergunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara penyaji dengan pendengar.  Misalnya:tape recorder, video tape recorder, televise, dan sebagainya.

http://watiningsihpepipsstkip.blogspot.com/

Cara Mengetik 10 Jari

Mengetik di perangkat PC atau laptop saat ini sudah menjadi kebiasaan sehari-hari. Namun masih sedikit orang yang mampu menulis di keyboard dengan cepat dan benar menggunakan 10 jari. Cara mengetik 10 jari memang agak susah untuk diterapkan apabila kita sudah terbiasa mengetik dengan menggunakan 2 jari saja.

Padahal, mengetik dengan 10 jari akan membuat kita lebih produktif dalam bekerja. Selain itu, mengetik dengan cepat juga akan melatih otak kita untuk terus berkonsentrasi. Nah maka dari itu kali ini Carisinyal akan mengulas beberapa tips dan trik mudah bagi Anda yang ingin belajar mengetik dengan 10 jari.

Hilangkan Kebiasan Buruk

Menghilangkan kebiasaan buruk dalam mengetik merupakan hal yang paling sulit dilakukan. Hal tersebut juga diperparah apabila Anda sudah mengetik dengan cara yang salah dari mulai Anda pertama kali mengetik di atas keyboard sehingga kebiasaan tersebut terbawa hingga saat ini.

Banyak orang yang hanya mengetik dengan dua jari saja. Hal tersebut sangat tidak efektif karena mata kita biasanya harus terus melihat keyboard agar kita tidak salah menekan tombol. Meskipun Anda bisa mengetik dengan cepat menggunakan 2 jari karena sudah terbiasa, Anda tetap harus menyingkirkan kebiasaan tersebut dan mulailah beralih ke cara yang benar.

Mulai Gunakan 10 Jari

Untuk menghilangkan kebiasaan buruk di atas, Anda harus mulai mengetik dengan menggunakan 10 jari. Jika Anda melihat atau meraba keyboard dengan seksama, maka Anda akan melihat tonjolan kecil di atas huruf F dan juga J. kedua tonjolan tersebut berfungsi untuk membantu Anda menempatkan jari secara tepat di atas keyboard tanpa perlu melihatnya.

Secara umum, jari yang ada di atas huruf F dan J adalah telunjuk. Kemudian jari sisanya akan menyesuaikan secara langsung pada haruf-huruf di sampingnya. Untuk lebih jelasnya, silahkan lihat gambar di bawah ini yang menunjukan tempat dari masing-masing jari tangan berdasarkan warnanya.

Dari gambar di atas Anda dapat melihat jika jari tengah dan jari manis hanya digunakan untuk beberapa tombol saja. Sementara itu jari telunjuk digunakan untuk mengetik area tengah dari keyboard. Sedangkan untuk tombol navigasi, tanda baca, dan fungsi, semuanya dikontrol oleh jari kelingking.

Jika gambar di atas masih cukup membingungkan, Anda dapat melihat beberapa tutorial mudah di situs TypingClub atau Typing Web. Kedua situs tersebut menawarkan kursus online untuk mengetik dengan 10 jari. Program-program yang diberikannya juga mudah untuk diikuti sehingga Anda dapat menguasainya secara perlahan.

Jangan Melihat Keyboard

Hal selanjutnya yang harus Anda lakukan adalah membiasakan diri untuk tidak melihat keyboard ketika mengetik. Pasalnya dengan melihat keyboard akan membuat proses mengetik menjadi lambat. Kebiasaan ini tentunya tidak akan dapat diubah secara keseluruhan dalam hitungan jam karena Anda harus terus melatihnya hingga berminggu-minggu sampai lancar.

Cara paling mudah untuk melatihnya adalah dengan mengetik beberapa kata yang paling sering ditulis tanpa melihat keyboard. Ingatlah posisi huruf-huruf dari berbagai kata tersebut dengan baik. Jika sudah lancar, mulailah untuk berlatih dengan kata-kata lain yang lebih jarang digunakan. Semakin sering berlatih, maka semakin cepat pula Anda akan menguasainya

Gunakan Tombol Shortcut

Sistem operasi Windows dan Mac memiliki banyak kombinasi tombol shortcut di keyboard yang memudahkan kita untuk melakukan fungsi tertentu tanpa bantuan mouse. Mulailah untuk menggunakan tombol shortcut tersebut agar Anda tidak perlu lagi menggunakan mouse. Berikut adalah beberapa shortcut yang umum digunakan:

●        Ctrl + C = Copy

●        Ctrl + X = Cut

●        Ctrl + V = Paste

●        Ctrl + Z = Undo

●        Ctrl + S = Save

●        Ctrl + F = Pencarian kata

●        Ctrl + A = Highlight semuanya

●        Shift + Panah Kanan atau Kiri = Hightlight huruf di sebelahnya

●        Ctrl + Shift + Panah Kanan atau Kiri = Highlight kata di sebelahnya

●        Ctrl + Panah Kanan atau Kiri = Memindahkan kursor ke kata di sebelahnya tanpa highlight

●        Home = Menuju ke awal baris

●        End = Menuju ke akhir baris

●        Page Up = Scroll up

●        Page Down = Scroll down

●        Alt + Tab = Berpindah ke jendela selanjutnya

●        Alt + Shift + Tab = Berpindah ke jendela sebelumnya

●        Alt + F4 = Menutup jendela yang sedang dibuka

Selain untuk keperluan di atas, Anda juga dapat menggunakan beberapa macam shortcut lainnya ketika sedang melakukan browsing di internet. Berikut adalah beberap shortcut yang dapat Anda implementasikan pada web browser:

●        Ctrl + Tab = Berpindah ke tab selanjutnya

●        Ctrl + Shift + Tab = Berpindah ke tab sebelumnya

●        Ctrl + T = Memuka tab baru

●        Ctrl + W = Menutup tab yang sedang dibuka

●        Ctrl + Shift + T = Membuka tab yang baru saja ditutup

●        Ctrl + R = Merefresh halaman

●        Ctrl + N = Membuka jendela browser yang baru

●        Backspace = Kembali ke halaman sebelumnya

●        Shift + Backspace = Maju ke halaman setelahnya

Menggunakan berbagai macam shortcut di atas juga secara tidak langsung akan melatih jari kelingking Anda. Pasalnya berbagai macam tombol modifier seperti Ctrl, Alt, dan Shift berada di daerah yang dekat dengan posisi jari kelingking.

Atur Cara Duduk Saat Sedang Mengetik

Mengatur cara duduk yang benar pada saat sedang mengetik juga dapat membantu Anda dalam melatih mengetik dengan 10 jari lebih efektif dan tidak membuat Anda sakit. Dengan cara duduk yang benar tentu saja membuat Anda akan lebih mudah mengetik dengan menggunakan 10 jari.

Anda harus duduk dengan bentuk punggung yang lurus dan tidak terlalu membungkuk. Hal tersebut agar membuat Anda tidak pegal pada saat sedang mengetik. Pastikan pada saat sedang duduk, pandangan Anda lurus ke depan ke arah layar bukan ke arah keyboard. Agar mata Anda tidak sakit, maka Anda harus menjaga jarak antara layar dengan mata sekitar 45 – 70 cm.

Berlatih Dengan Game

Jika bosan dengan cara latihan mengetik 10 jari yang itu-itu saja, maka cobalah untuk berlatih menggunakan game. Terdapat beberapa situs yang menyediakan permainan unik yang juga berfungsi untuk melatih kemampuan mengetik dengan 10 jari. Berikut adalah daftar gamenya dikutip dari hongkiat.com:

1. TypeRacer

TypeRacer merupakan sebuah game sederhana di mana setiap pemainnya akan diberikan sebuah mobil balap. Mobil tersebut harus kita kendalikan dengan cara mengetik teks atau lirik lagu yang muncul di layar. Semakin cepat dan akurat kita mengetik, maka semakin cepat pula mobil kita untuk mencapai garis finish.

2. Typing Maniac

Typing Maniac merupakan sebuah game Facebook yang pastinya akan membuat Anda ketagihan. Anda bisa bertarung dengan teman Facebook untuk mengetahui siapa yang bisa mendapatkan poin terbanyak. Cara bermainnya juga sama, Anda harus mengetik berbagai kata yang muncul secepat mungkin untuk mendapatkan poin tertinggi. Download gamenya di sini.

3. Keybr.Com

Dalam game yang disediakan oleh Keybr, anda harus mengetik kata-kata random yang ditulis dengan ejaan yang salah. Anda harus menulis ulang kata-kata tersebut secara cepat dengan ejaan yang benar.